TeamsとFormsとPowerAutomateをつかって、ライブイベントの申し込み、承認フローを作成する

TeamsとFormsとPowerAutomateをつかって、ライブイベントの申し込み、承認フローを作成する

お題が長い。Zoom Webinarでの登録機能相当をMS365のライブイベントで実現する方法です。
ここの記事の内容に従って実現しています。多少変わっていますが。

ライブイベントをスケジュール

Teamsをつかってライブイベントをスケジュールします。Teamsで予定表を選択、右上の「新しい会議」から「ライブイベント」を選択。

ライブイベントの設定は本題ではないので、省略します。

sharepoint上で登録データをストアするリストを準備する

適当なsharepoint上で新規→リストを選択して新規リストを作成します。

名前は適当につけてください。

作成したリストに列を追加します。ここで追加した列とあとで作るfomsの入力値を一致させます。
「名前」というカラムはどうも予約語らしくて(作成者の名前かなぁ)使えないので「お名前」とか適当に変更しています。

formsで登録フォームを作成

次にformsで登録フォームを作成します。この例では単純に名前と所属とメールアドレスだけ入力。
エラー処理とか、メールアドレスのバリデーションとか一切考えてないので、実際に利用するときはちょっと処理が必要。
「新しいフォーム」から適当に作成。こんな感じ。

作成できたら、右上の「...」から設定をクリック。anonymousでこのformを参照できるように、「リンクをにアクセスできるすべてのユーザが回答可能」にチェック。
もちろん、用途に応じて「自分の所属組織内のユーザのみが回答可能」にしてもOK。その場合、後述のpowerautomateの設定が変わってきます。

formsで回答が入った場合のフローを作成する

PowerAutomateです。テンプレートでは212852番「フォームの回答をSharePointへ記録する」 を使います。ほぼテンプレートのままでOKですが、フォームIDは先程作成したfoirmの名前(プルダウンで選択できます)を入れる。それとCreate Itemのところは、sharepoint名と、作成したリスト名を入力。リストへ投入するデータはformで作成した項目をそれぞれ選択。

Sharepointリストに追加があったときのフローを作成する

formsで申し込みがあったらsharepointへデータが入ります。でもって、そのデータを承認フローに流す。
テンプレートの「新しいアイテムが追加されたときに承認を開始する」(274380)を使います。ほとんどそのまま。
変更するところは以下。

When a new item is created

サイトのアドレス	sharepointを指定
リスト名	上記でつくったリスト名

Start an approval

割当て先	承認者のメールアドレス
詳細	このあたりは適当に。入力値をからめてもいいかも

Condition「はい」の先、inform item creator of approvalのところ

宛先	sharepointにはいってきたメールアドレス
件名	これも適当かなあ。どこかにWebinarのタイトルがあればそれを使うといいかも
本文	これもタイトルと応答者の名前とかを適当にいれて。それと、ライブイベントのURIを忘れずに追加。

と、ここまで設定するとFormに入れた登録情報がSharePointにストアされて、承認された申し込み者へライブイベントのURIが送られます。
ま、URIはそれぞれ視聴者オリジナルじゃないので、厳密にいえば申し込みとはちょっと違う。